西安工业大学教学档案管理细则（试行）

2024年09月13日 14:40 点击：[]

校教〔2007〕25号

教学档案是教学活动和教学组织形成的真实记录和反映，是衡量教学质量和教学水平的一个重要标志。为了使我校教学档案管理工作正规化、制度化，切实提高教学档案的质量，使其在教学活动、科研活动、教学评估等工作中能充分发挥其应有的作用，结合学校实际，根据《西安工业大学教学档案管理办法》和《西安工业大学教学档案建档规范》，特制定本细则。

一、关于教学档案管理工作

（一）凡是教学单位、个人在教学活动中直接形成的，具有保存价值的各种载体和各种形式的历史纪录，均属于教学档案范畴。

（二）教学档案由学校综合档案室实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全。

（三）教学档案管理是教学管理的重要组成部分，在管理上实行“三纳入”和“四同步”。“三纳入”即：纳入教学工作计划之中；纳入教学管理制度之中；纳入各级管理人员岗位职责之中。作为考核教学质量和教学管理水平的标准之一。“四同步”即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学记录形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材，毕业论文、科研成果与审查、验收教学档案记录同步；就业、上报材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

二、教学档案管理工作责任

（一）学校综合档案室负责全校教学档案的统一管理工作。学校机关有关处室属于教学管理部门，各教学学院属于教学部门。教学管理部门对学校档案室负责，教学部门对教学管理部门负责。

（二）教学管理部门和教学部门要有分管档案工作的领导和相应的专（兼）职档案管理人员。教学管理部门以职能科室为单位，各职能科室科长为领导责任人，科员兼任档案管理员。教学部门以学院为单位，各学院教学院长（主任）为领导责任人，教务员兼任档案管理员。

（三）新学年开始，学校综合档案室负责给各类教学档案立卷单位发放相应教学记录表格、卷皮、档案袋等。

（四）各教学部门的教学档案自己负责立卷，按期向教学管理部门各职能科室归口集中，教学管理部门负责按期向学校档案室归档。

（五）移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件是否齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合要求者，接收人员拒绝接收，并限期改正补交。

（六）移交时必须填写移交目录，移交目录一式两份，双方各执一份。

三、整理组卷要求

（一）根据教学活动形成规律，按照保持档案有机联系和便于查考的原则进行编排组卷。

（二）卷内材料一律拆除金属物，用线装订，对破损文件材料应进行补修。

（三）按顺序编排页号，无论是单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号（最好用打号机打印页号）。

（四）各个部门形成的各种材料均用档案室发放的软卷皮或档案袋装订，并按要求填写卷内目录及备考表。

（五）归档文件必须字迹工整，格式统一，签字手续完备，只能用碳素、蓝黑墨水笔填写。

四、各教学部门和教学管理部门教学档案工作方面的岗位职责

（一）凡全日制本专科教学活动中形成各种教学纪录的责任单位、归档时间、组卷编排按下列表中要求进行。

（二）凡是继续教育学院教学过程和教学组织形式形成中的各项教学记录，由继续教育学院负责按表1—表8规定的“归档时间”和“组卷编排”要求执行。

（三）凡是研究生教育教学过程和教学组织形式形成中的各项教学记录，由研究生部负责按表1—表8规定的“归档时间”和“组卷编排”要求执行。

（四）对于未列入表1—表8的具有一定保存价值的教学记录（例如：教学日历；院、系、实验室的教学活动规划、教学活动记录、教学工作总结；课程设计说明书；实验报告；考试试卷等），应由各教学单位按“三纳入”和“四同步”制定相应的管理办法，妥善保管。

表1综合管理类

类目	责任单位		归档时间	组卷编排要求	备注
类目	整理材料单位	立卷单位	归档时间	组卷编排要求	备注
教学工作规章、制度	校办秘书科	校办秘书科	次年6月底前	按时间顺序编排
学校专业设置或调整规划报告及批复	校办秘书科	校办秘书科	次年6月底前	按时间顺序编排
教学机构的设置或调整的决定	校办秘书科	校办秘书科	次年6月底前	按时间顺序编排
学生运动会等文体比赛纪录	体育部、学生处学生管理科	体育部、学生处学生管理科	当年12月底	按时间顺序编排
关于教学评估的记录	教务处	教务处	完成后半年	按时间顺序编排
关于质量监控的纪录	教务处质监科	教务处质监科	完成后半年	按时间顺序编排

表2教务管理类

类目	责任单位		归档时间	组卷编排要求	备注
类目	整理材料单位	立卷单位	归档时间	组卷编排要求	备注
关于教务管理的规定等文件	校办秘书科	校办秘书科	次年6月底前	按时间顺序编排
校历、教学计划、教学总结	教务处教研科	教务处教研科	完成后半年内	按时间顺序编排
实习大纲及指导书实习计划及总结	各学院	教务处教务科	完成后半年内	按时间顺序编排
课程设置、建设	各学院	教务处教研科	完成后半年内	按时间顺序编排
教学工作的统计报表	各学院	各学院	完成后半年内	按时间顺序编排
社会实践记录	学生处学生科	学生处学生科	完成后半年内	按时间顺序编排

表3教学准备类

类目	责任单位		归档时间	组卷编排要求	备注
类目	整理材料单位	立卷单位	归档时间	组卷编排要求	备注
教材发放或使用记录	教务处教材科	教务处教材科	次年6月底前	按年级专业编排
自编、主编教材	各学院	教务处教材科	出版后半年内	按时间顺序编排
典型的讲义、教案、讲稿	各学院	教务处教材科	完成后半年内	按时间顺序编排
自制的教学等方面的音像资料	宣传部电视台	宣传部电视台	完成后半年内	按时间顺序编排

表4招生工作类

类目	责任单位		归档时间	组卷编排要求	备注
类目	整理材料单位	立卷单位	归档时间	组卷编排要求	备注
招生计划及批复、招生工作指标、通知	学生处招生办	学生处招生办	次年6月底前	按时间顺序编排
招生简章或专业介绍	学生处招生办	学生处招生办	次年6月底前	按时间顺序编排
招生测试、复试题及答案	教务处教务科	教务处教务科	当年12月底前	按时间顺序编排
新生录取审批名册	学生处招生办	学生处招生办	当年12月底前	按时间顺序编排
录取通知书存根	学生处招生办	学生处招生办	当年12月底前	按时间顺序编排
招生工作总结	学生处招生办	学生处招生办	当年12月底前

表5学籍管理类

类目	责任单位		归档时间	组卷编排要求	备注
类目	整理材料单位	立卷单位	归档时间	组卷编排要求	备注
关于学籍管理的规定等文件	校办秘书科	校办秘书科	次年6月底前	按时间顺序编排
学生分班名单	教务处质监科	教务处质监科	当年12月底前	按学院、班级
学生学籍成绩记载表	各学院	各学院	当年12月底前	按班编排
成绩报告单或计分册	各学院	教务处质监科	当年12月底前	按学院、班级
学籍变化的依据、凭证（含奖惩材料）	各学院	教务处质监科	次年6月底前	按学院、班级
学位申请书及审批材料	各学院	教务处质监科	次年6月底前	按学院、班级
毕业证书、学位证书存根，肄业、结业证书存根	教务处质监科	教务处质监科	次年6月底前	按学院、班级

表6教学施行类

类目	责任单位		归档时间	组卷编排要求	备注
类目	整理材料单位	立卷单位	归档时间	组卷编排要求	备注
军事训练记录	武装部	武装部	当年12月底前	按时间顺序编排
学科或学期考试试题及试卷分析	教务处教务科	教务处教务科	次年6月底前	按学院或专业
毕业论文、学位论文	各学院	各学院	当年12月底前	按学院或专业
毕业设计、论文、选题计划、答辩安排、记录、评审意见书等	各学院	各学院	当年12月底前	按学院或专业

表7毕业安排类

类目	责任单位		归档时间	组卷编排要求	备注
类目	整理材料单位	立卷单位	归档时间	组卷编排要求	备注
关于安排毕业（肄业）结业生的指标、规定计划、报告、批复等	校办秘书科	校办秘书科	次年6月底前	按时间顺序编排
学生的申请报告和批复	校办秘书科	校办秘书科	当年12月底前	按时间顺序编排
毕（肄）业、结业生去向名册	学生处学生科	学生处学生科	当年12月底前	按学院、班级
毕（肄）业、结业生留念合影	学生处学生科	学生处学生科	当年12月底前	按学院、班级
毕业安排工作总结	学生处学生科	学生处学生科	当年12月底前	按学院、班级

表8教研教改类

类目	责任单位		归档时间	组卷编排要求	备注
类目	整理材料单位	立卷单位	归档时间	组卷编排要求	备注
教学反馈信息	各学院	教务处质监科	次年6月底前	按时间顺序编排
关于教改的计划、方案及实施记录	教务处教研科	教务处教研科	次年6月底前	按时间顺序编排
教学教研成果、教学竞赛（或省、部、校级奖的，参加校级以上学术会议交流或发表的）	教务处教研科各学院	教务处教研科各学院	次年6月底前	按时间顺序编排

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